Zoomen kan vreselijk saai zijn. Wie let op de andere gezichten tijdens een online vergadering, ziet soms de ogen bewegen: aha! hij is zijn mail aan het lezen of iets anders aan het doen. Op een (online) conferentie presenteerden onderzoekers van Microsoft vorige week een studie [vrije toegang] naar multitasking tijdens ‘remote meetings’. De resultaten laten zien dat dat vaak gebeurt, maar het onderzoek biedt ook inzicht in wat we daarmee moeten.

De onderzoekers maakten gebruik van zowel automatische logs als dagboeken van de activiteiten van 715 medewerkers van Microsoft. Wanneer iemand tijdens een bijeenkomst in Teams een email stuurde, of OneDrive of Sharepoint gebruikte, werd dit bijgehouden en gezien als een teken als multitasken. In de dagboeken hielden de medewerkers zelf bij wat ze allemaal deden en daarbij voelden.

Tijdens ongeveer dertig procent van de meetings werd er gemultitaskt. Als een medewerker de mogelijkheid krijgt om de webcam uit te zetten, is de kans groter dat hij ook iets anders gaat doen. Hoe meer meetings iemand heeft, hoe meer hij multitaskt. Daarbij spelen de omvang en lengte van de vergadering een rol, net als het soort vergadering en het moment van de dag. Ook bij herhaalmeetings gebeurt dit vaker. Het belang van een vergadering en de mate van engagement zijn ook van invloed. Overigens werd er op vrijdag het minst gemultitaskt.

Mensen gingen wat anders doen omdat ze veel werk hadden, maar ook omdat ze afgeleid werden – bijvoorbeeld omdat ze een emailmelding kregen. Het kon ook een manier zijn om met (corona)stress om te gaan. De taken die de medewerkers multitaskten waren vooral communicatie met andere medewerkers. Daarnaast waren sommige taken meetinggerelateerd, bijvoorbeeld het lezen van relevante documenten. Uiteraard werd er veel op sociale media gekeken, en deden mensen dingen als eten, sporten en en huishoudelijk werk.

Volgens de auteurs kan multitasken goed zijn voor de productiviteit, maar het onderzoek laat ook zien dat het ervoor zorgt dat mensen niet opletten of mentaal uitgeput raken. Het is bovendien niet netjes.

De onderzoekers doen op basis van hun inzichten aanbevelingen. Sowieso is het verstandig om het aantal meetings tot een minimum te beperken. Houd het kort en vermijd intensieve vergaderingen aan het begin van de dag. Maak ruimte waarin mensen kunnen multitasken en bied mensen de gelegenheid om alleen bij een deel van een bijeenkomst te zijn.